PRIVATLIVSPOLITIK · SENEST OPDATERET 28. SEPTEMBER 2026

Privatliv i Teleplan Voice

Voice er en erhvervsløsning til optagelse, opbevaring og transskribering af samtaler. Her kan du se, hvilke oplysninger løsningen behandler og hvorfor.

Hvem er ansvarlig?

Når en virksomhed bruger Voice, er virksomheden normalt dataansvarlig for optagelser, transskriberinger og brugeradgang. Teleplan ApS behandler oplysningerne på virksomhedens vegne som databehandler. Teleplan er selv dataansvarlig for nødvendige konto-, drifts- og sikkerhedsoplysninger.

Hvilke oplysninger behandler vi?

• Navn, e-mailadresse, organisationsmedlemskab og brugerrolle.
• Tekniske identifikatorer fra Microsoft-login samt sessions- og sikkerhedsoplysninger.
• Lydoptagelser, titler, filoplysninger, transskriberinger, resuméer og referater, som brugeren vælger at gemme eller oprette.
• Drifts- og revisionsoplysninger, der er nødvendige for sikkerhed og fejlsøgning.
• Kontaktnavne og telefonnumre, som du selv gemmer i Voice eller vælger at synkronisere fra telefonen.

Formål og behandlingsgrundlag

Oplysningerne bruges til at levere Voice, gennemføre login, gemme og afspille optagelser, udføre valgt transskribering, resumé og referat, sende valgte resultater til brugerens arbejdsmail, administrere adgang samt beskytte og vedligeholde tjenesten. Grundlaget fastlægges af den virksomhed, der stiller Voice til rådighed for brugeren. Teleplans egen behandling sker for at opfylde aftaler og forfølge legitime interesser i sikker og stabil drift.

Optagelse og opbevaring

Brugeren og kundens administrator er ansvarlige for, at samtaler optages lovligt, og at deltagere informeres, når det kræves. Serverlagrede optagelser og transskriberinger slettes efter den valgte periode på 3, 6, 12, 24 eller 36 måneder. Standardperioden er 12 måneder. Den præcise slettedato vises i Voice.

Optagelser, der stadig ligger lokalt på telefonen, forbliver i appens private område, indtil brugeren sletter dem eller afinstallerer appen. De slettes ikke automatisk, når serverkopien udløber.

Valgfri synkronisering af kontakter

I mobilversioner med kontaktsynkronisering kan du vælge funktionen under Indstillinger. Før overførslen forklarer appen, hvad der sendes, og beder om telefonens tilladelse. Kun navne og telefonnumre fra de kontakter, du giver adgang til, sendes til Voice. De bruges til at vise kontaktnavne på opkald og finde optagelser ved søgning. Kontaktfotos, e-mailadresser, noter og telefonens opkaldshistorik indsamles ikke af denne funktion.

Kontakterne gemmes på din personlige Voice-konto i den aktive organisation og vises ikke for andre Voice-brugere. Synkroniseringen ændrer ikke telefonens kontakter og kører kun, når du selv vælger den. Et navn på et eksisterende telefonnummer opdateres ved næste synkronisering. Du kan afvise eller tilbagekalde kontaktadgangen i telefonens indstillinger og fortsat bruge appens øvrige funktioner.

Kontakter, der allerede er gemt i Voice, bliver ikke slettet automatisk ved tilbagekaldelse af tilladelsen, sletning på telefonen eller afinstallation. De opbevares, indtil du sletter dem under Kontakter i Voice på web, eller Teleplan behandler din sletteanmodning. Lukning af konto- eller organisationsadgang sletter ikke i sig selv kontaktoplysningerne. De følger ikke optagelsernes opbevaringsperiode.

Leverandører og integrationer

Voice kan anvende Microsoft Entra til login, Microsoft 365 til valgfri levering af Flexfone-resultater via e-mail, Cloudflare til privat fillagring, Good Tape til transskribering, OpenAI til at generere resuméer og referater fra færdige transskriptioner og Flexfone til import af optagelser, når kunden har aktiveret de pågældende funktioner. En e-mail kan indeholde transskription og resumé som vedhæftede Word-filer samt et referat direkte i mailteksten. Disse oplysninger opbevares derefter også i modtagerens mailsystem. Hosting- og driftsleverandører kan desuden behandle de oplysninger, der er nødvendige for at levere tjenesten. Teleplan indgår relevante databehandleraftaler og anvender lovlige overførselsgrundlag, når oplysninger behandles uden for EU/EØS.

Deling, reklamer og sporing

Teleplan sælger ikke personoplysninger. Voice-appen indeholder ikke annoncer og bruger ikke data til reklamesporing på tværs af andre virksomheders apps eller websites.

Sikkerhed og dine rettigheder

Data overføres krypteret, og serverfiler opbevares privat med adgangskontrol. Du kan kontakte din virksomheds Voice-administrator eller Teleplan for indsigt, rettelse, sletning, begrænsning eller andre gældende rettigheder. Muligheden afhænger af den konkrete behandling og lovgivningen.

Kontakt

Teleplan ApS · CVR 35 14 05 22
Marbjerg Byvej 21, 1. sal, 4000 Roskilde
info@teleplan.dk · +45 44 22 00 52

Du kan også klage til Datatilsynet, hvis du mener, at personoplysninger behandles i strid med reglerne.